Propuesta de mejora para el proceso de solicitud de constancias certificadas en la Universidad Nacional Experimental Politécnica “Antonio José de Sucre” Vicerrectorado Luis Caballero Mejías – Caracas mediante una herramienta tecnológica

Abstract

El proceso de solicitudes de constancias certificadas en la UNEXPO, Vicerrectorado Luis Caballero Mejías Caracas, presenta ineficiencias críticas debido a un procesamiento manual que genera un 80% de actividades sin valor añadido y un 30% de errores por transcripción. El presente trabajo tiene como objetivo proponer una mejora en dicho proceso mediante el uso de una herramienta tecnológica de bajo costo basada en Google Workspace. La base teórica se sustenta en el Estándar de la Dirección de Proyectos (PMBOK 7ma ed.) y principios de gestión por procesos. La investigación, de carácter de campo y descriptivo, utilizó encuestas y guía de observación para el diagnóstico. El desarrollo de la propuesta consistió en el rediseño del flujo de trabajo y la configuración de una interfaz de captura de datos mediante formularios dinámicos con validación administrativa y una arquitectura de almacenamiento síncrono en la nube. Los resultados demuestran que la solución tecnológica reduce el tiempo de respuesta inicial en un 86,6%, pasando de 15 días a 48 horas, e incrementa la integridad de los datos al 98%. Se concluye que la estandarización y digitalización del proceso bajo un modelo de inversión cero (CAPEX cero) no solo moderniza la gestión universitaria, sino que optimiza el 75% de la jornada laboral del personal administrativo, permitiendo una redistribución estratégica de los recursos humanos hacia tareas de mayor valor.