Plan de desarrollo para el manual de procedimiento para el acto de grado de la Universidad Monteávila, en Caracas-Venezuela

Abstract

El presente trabajo tiene como propósito diseñar una propuesta de Manual de Procedimientos para el Acto de Grado de la Universidad Monteávila (Caracas, Venezuela), en respuesta a la necesidad de documentar, estandarizar y fortalecer la gestión operativa de un proceso académico crítico que involucra múltiples dependencias y actores. Para el diseño del proyecto desarrollado bajo la modalidad de proyecto factible, se integraron las siguientes metodologías: (a) las buenas prácticas de dirección de proyectos del Project Management Institute (PMI), utilizadas para definir alcance, estructurar entregables y orientar la planificación del proyecto; y (b) el enfoque de gestión por procesos (Business Process Management, BPM), apoyado en BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation), para el levantamiento, análisis y modelado del proceso del acto de grado. La propuesta se sustenta en un diagnóstico del proceso actual mediante revisión documental de normativas y registros institucionales, complementado con la recopilación de información con actores clave y observación directa no participante, lo que permitió reconstruir el proceso AS-IS, entendido como la forma en que el acto de grado se ejecuta actualmente, e identificar oportunidades de mejora. A partir de este diagnóstico, se definió el proceso TOBE, que representa la forma en que el proceso debería ejecutarse una vez incorporadas las mejoras propuestas. Como resultado, se presenta una propuesta de manual estructurada en componentes operativos (objetivo, alcance, responsables, insumos, actividades, controles y registros), apoyada en mapas y diagramas de proceso, orientada a fortalecer la articulación entre las dependencias, asegurar una ejecución más uniforme del proceso y facilitar la continuidad operativa ante cambios de personal. Finalmente, se plantean lineamientos para su implementación gradual, capacitación del personal y actualización continua, con el fin de contribuir a la mejora del Acto de Grado y al cumplimiento de las disposiciones internas aplicables.