Propuesta de diseño de un proceso de migración de documentos de productos al sistema digital de la sede de Laboratorios Farma ubicado en la ciudad de Caracas

Abstract

La investigación identificó ineficiencias críticas derivadas de un sistema de gestión documental físico y descentralizado, el cual compromete la integridad de los datos y ralentiza los tiempos de respuesta ante los entes sanitarios. El estudio desarrolló una propuesta de digitalización de expedientes regulatorios para optimizar la eficiencia operativa del sistema de gestión documental. El sustento teórico integró la Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía del PMBOK®), séptima edición, del Project Management Institute (PMI, 2021), la Gestión de Procesos de Negocio (Business Process Management [BPM]) propuesta por Dumas et al. (2018), y el Balanced Scorecard (BSC) de Kaplan y Norton (1996). Metodológicamente, el trabajo consistió en una investigación proyectiva de nivel descriptivo, con un diseño de campo no experimental. El investigador aplicó la entrevista semiestructurada, la observación directa y el análisis documental como técnicas de recolección de datos dirigidas a un censo poblacional del área regulatoria. Los resultados del diagnóstico revelaron que el personal invirtió el 65% de la jornada laboral en actividades de búsqueda manual, lo cual permitió identificar cuellos de botella que incrementan el riesgo de incumplimiento normativo. La propuesta técnica diseñó un flujo de trabajo optimizado bajo estándares ALCOA+ (atribuible, legible, contemporáneo, original y preciso), e incorporó un cuadro de mando integral para la medición del desempeño estratégico. El estudio concluyó que la transición hacia un ecosistema digital, estructurada bajo marcos de gerencia de proyectos y reingeniería de procesos, garantiza la trazabilidad exigida por la industria farmacéutica y transforma la gestión documental en un activo de valor estratégico organizacional.